Skuteczność w zarządzaniu sobą w czasie można osiągnąć poprzez zastosowanie odpowiednich metod, które wymuszają pewną powtarzalność i pozwalają wykreować pozytywne nawyki, mianowicie zasadę 60/40, macierz Eisenhowera oraz metodę wizualizacji. Nie wspominamy o regułach delegowania zadań, czy analizie stakeholders, bo na chwilę obecną nie zarządzasz ludźmi, ale wszystko przed Tobą!

Powinieneś także zrozumieć, że kluczem do dobrej organizacji pracy jest planowanie, które wiąże się z wyznaczaniem zadań, czyli celów. Przeciętni pracownicy ograniczają się do realizacji zadań, które narzuca im przełożony i wykonują tylko rutynowe czynności, w myśl zasady „byle przetrwać”. Jeśli chcesz osiągać ponadprzeciętne wyniki, a w przyszłości awansować to musisz nauczyć się planować swoją pracę. Umiejętność określania celów to fundament efektywnego zarządzania sobą w czasie.

Reguła SMART

Określa ona 5 kryteriów, które musi spełniać dobrze sformułowany cel:

  • Specific (sprecyzowany, konkretny). Czego dokładnie chcesz
  • Measurable (mierzalny). Wyznacz sobie kryterium, po którym poznasz, że Twój cel został osiągnięty
  • Ambitious / Attainable (ambitny i osiągalny). Zadanie musi być ambitne, ale powinno znajdować się w zasięgu Twojego wzroku, aby Cię motywowało. Nie pobiegniesz za marchewką, której nie będziesz widział.
  • Realistic (realny). Musisz mieć poczucie, że Twój cel stanowi pewne wyzwanie dla Ciebie, ale nie może być zbyt abstrakcyjny. Jest realny do zrealizowania.  
  • Timely (terminowy). Cel musi być określony w czasie, posługując się językiem korporacyjnym musi mieć swój „deadline”.

Aby zrealizować cel, potrzebujesz planu działania, który pozwoli Ci wyznaczyć drogę do sukcesu. Każdy cel najlepiej „rozbić” na podcele. W myśl zasady: „Jak zjeść słonia? Po kawałku”. Z tym wiąże się pierwsza zasada, którą warto stosować w pracy - wymaga ona znajomości procesu sprzedaży. Przykładowo, Twoim celem jest sprzedaż 5 produktów na tydzień, aby go zrealizować musisz zaplanować i zrealizować następujące czynności:

  • Wytypować grupę docelową klientów (spełniającą kryteria)
  • Nawiązać z nimi kontakt telefoniczny / mailowy
  • Spotkać się
  • Sfinalizować sprzedaż

Nie istnieją sprzedawcy, którzy miesiąc w miesiąc osiągają 100% skuteczność i na 5 spotkań uzyskują 5 zamówień.  Załóżmy, że na 2 spotkania jedno „zamykasz”.  Kluczowe znaczenie ma dobry wybór grupy docelowej, aby dostosować produkt do profilu klienta. Następnie, aby doszło do spotkania z klientem musisz z nim nawiązać kontakt, wykonaj przynajmniej 5 prób skontaktowania się z klientem (telefon / e-mail) – dot. jednego spotkania. Nie z każdym klientem z grupy docelowej uda się przecież skontaktować za pierwszym razem, powodów może być wiele: nieaktualny numer, urlop, itp.

Tym samym proces sprzedaży został zwizualizowany (zobrazowany). Co oznacza, że następnie powinieneś dokonać odwróconej analizy, zaczynasz „od tyłu”. Cel to 5 produktów, aby go zrealizować potrzebujesz statystycznie:

  • 10 spotkań z klientami
  • 50 nawiązanych kontaktów (rozmowa telefoniczna, e-mail)
  • 80 klientów w grupie docelowej

Zwróć uwagę ile należy wykonać pracy, aby zrealizować swój plan? Wielu Doradców wykonuje zbyt mało prób nawiązania kontaktów, a później dziwią się, że nie mają wyników. Jeśli dziennie wykonują 5 telefonów to mało prawdopodobne, aby zrealizowali swój plan tygodniowy. Celowo używamy tygodniowego planu, ponieważ jesteśmy zwolennikami rozliczania co tydzień. Miesięczne cykle wymagają dużej dyscypliny. Z doświadczenia wynika, że ostatnie 3 dni miesiąca to przeważnie gorący czas, ponieważ zwykle budzimy się, że trzeba zrealizować plan jakby dopiero się o tym dowiedzieli.

Reguła 60/40

Reguła 60/40 opiera się na jednym założeniu. Nie należy planować całego czasu, jaki się ma do dyspozycji, a jedynie jego 60%. Pozostałe 40% zarezerwowane jest na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. W ciągu dnia zawsze pojawiają się zdarzenia, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Ponadto, powinniśmy mieć czas na prace twórczą, która dotyczy planowania czy opracowywania nowych sposobów dotarcia do klienta. Wdrażając w życie zasadę 60/40 unikniesz niepotrzebnych frustracji. Pewnie nie jeden raz mówiłeś, tyle sobie zaplanowałem i nic mi nie wyszło… W mieście są korki, w placówce odwiedzają nas niezapowiedziani klienci, których musimy obsłużyć, pojawiają się awarie lub zadanie od przełożonego ze statusem „na wczoraj”. Jeśli będziesz systematycznie, tj. codziennie! realizował 60% zaplanowanych działań to o wynik możesz być spokojny. Pod warunkiem, że będą to „SMARTne cele”.

Macierz Eisenhowera

Kolejna prezentowana zasada opiera się na macierzy Eisenhowera. Istnieją dwa kryteria priorytetów:

  • Ważne – sprawy dla Ciebie najważniejsze, rzeczy, działania związane z misją i wyznaczonymi celami.
  • Pilne – rzeczy, które muszą być zrobione szybko, natychmiast. Działania wymagające natychmiastowej uwagi.

W oparciu o matrycę Eisenhowera, możemy wyróżnić:

  • Zadania pilne i ważne, które trzeba wykonać natychmiast. Wszystkie sprawy naglące i kryzysy, którymi trzeba zająć się w pierwszej kolejności.
  • Zadania ważne i niepilne, czyli planowanie, opracowywanie strategii działania, budowanie relacji z ludźmi, dbanie o zachowanie równowagi w życiu, odpoczynek i regenerację sił. Te zadania pozwalają zapobiegać problemom i sytuacjom kryzysowym.
  • Zadania pilne i nieważne. W pracy istnieją takie czynności, które wykonuje się, mimo, że nie przybliżają do wyznaczonego celu. Dlatego sprawy pilne, lecz nieważne powinno się delegować.
  • Zadania niepilne i nieważne, tzw. złodzieje czasu, których powinno się unikać. Należy nauczyć się mówić „nie” przyjemnościom typu: facebook czy gadu-gadu.

Należy planować i szukać nowych możliwości, aby zmniejszyć ilość spraw naglących. Pamiętaj, że jeśli Ty nie zaplanujesz swoich celów i sposobów ich osiągnięcia, to inni zaplanują je za Ciebie i będziesz realizować ich cele. Czy na pewno chcesz tego, żeby inni Tobą kierowali i decydowali za Ciebie?

Umiejętność zarządzania sobą w czasie i samodyscyplina w dążeniu do określonego celu są niezbędne, by maksymalnie wykorzystać każdą chwilę na poszukiwanie nowych klientów i rozwijanie kontaktów z już istniejącymi. Aby osiągnąć ten cel, zastanów się, kiedy odczuwasz największą energię do pracy: z rana czy po południu? Następnie określ dokładnie godziny (rano lub po południu), w których czujesz się najlepiej i odczuwasz najwięcej energii do pracy. Jest to tzw. czas maksymalnej aktywności. Najwyższą efektywność w pracy osiągniesz wtedy, gdy wszystkie ważne i trudne zadania zaplanujesz na czas maksymalnej aktywności.

Reguła ALPEN

Uzupełnienie w/w metod stanowi reguła ALPEN (akronim od niemieckich słów Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle) opracowana przez Lothara L. Seiwerta, zgodnie z którą pod koniec każdego dnia powinniśmy dokonać niejako podsumowania dnia i zaplanować czynności na kolejny:

  • Zestawienie zadań
  • Ocena czasu trwania czynności
  • Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
  • Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności
  • Kontrola realizacji zadań – przeniesienie spraw niezałatwionych

W kolejnej części poruszono temat standardów sprzedaży i obsługi klienta, ale już teraz należy uczulić, że rozmowę z klientem też powinieneś zaplanować. Mimo, że każdy klient jest inny, zauważysz, że są pewne motywy, obiekcje, które się powtarzają. Można się odpowiednio wcześniej przygotować, aby uniknąć zaskoczenia ze strony klienta. Sami sprzedawcy podają wiele argumentów przemawiających za planowaniem rozmowy. Najczęściej powtarzają się trzy z nich, a mianowicie to, że planowanie:

  • zwiększa pewność siebie,
  • świadczy o profesjonalizmie Doradcy,
  • przyczynia się do zwiększenia sprzedaży.

Należy planować rozmowę i zastanowić się, jakie pytania zadać klientowi, jakie klient może mieć wątpliwości oraz zastrzeżenia i jak na nie odpowiadać. Przykładowe etapy planowania rozmowy z klientem:

  • określenie celu rozmowy (sprzedaż nie musi być jedynym celem, np. za cel można sobie wyznaczyć rekomendacje, że na 10 klientów uzyskasz 5 rekomendacji),
  • opracowanie planu korzyści,
  • opracowanie prezentacji,
  • opracowanie planu rozwiewania wątpliwości .

Podczas przeprowadzania pierwszych rozmów z klientami, początkowo wkradną się nerwy, co jest naturalne. Aby je zneutralizować musisz mieć plan działania i wiedzieć o co pytać. Dobra rada, naucz się kluczowych pytań. Unikniesz chaotycznej rozmowy, co przybliży Cię do sprzedaży.

 

 

Autorzy: Maciej Makowski, Łukasz Makowski

Wydawca: serwis FranczyzaBanku.pl

Maciej Makowski - trener, menadżer, przedsiębiorca (od 2009 r. prowadzi własną firmę). Redaktor naczelny magazynu dla Pośredników Finansowych. Wieloletnie doświadczenie zawodowe zdobył na rynku finansowym, ubezpieczeniowym oraz telekomunikacyjnym. Pracował w takich instytucjach jak CitiBank Handlowy, Raiffeisen Bank Polska, Bank BPH, Dom Finansowy QS, Telekomunikacja Polska. Współpracował z siecią Play oraz czołowymi Towarzystwami Ubezpieczeniowymi, m.in.: PZU, Hestia, Generali. Łukasz Makowski – menedżer, doradca i trener biznesu z zakresu: zarządzania przedsiębiorstwem, procesów restrukturyzacji, marketingu, PR, sprzedaży, negocjacji, komunikacji oraz innych. Od roku 2010 prodziekan WZ w Chorzowie Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu. Autor oraz recenzent wielu publikacji z zakresu zarządzania, polityki i gospodarki. Członek Rady Programowej specjalistycznych wydawnictw. Zdobywca grantu naukowego Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

Newsletter