Biil Gates wypowiedział brzemienne słowa, że biznes każdej firmy zaczyna się i kończy na dogłębnej analizie liczb. Niezależnie od tego czym dana firma się zajmuje, jeżeli nie potrafi wyciągnąć wniosków z faktów dotyczących własnej działalności i podejmuje decyzje oparte na powierzchownych informacjach lub intuicji, w ostatecznym rozrachunku zapłaci za to wysoką cenę. Dodam, że program excel nie kłamie i skrupulatne prowadzenie bilansu w postaci kosztów stałych, zmiennych oraz przychodów pozwala na racjonalne prowadzenie własnego biznesu. Nieraz byłem świadkiem wdrożenia do firmy ewidencji kosztów i systematycznej analizy. Podczas ewidencjonowania poszczególnych pozycji kosztowych, kontrahent spoglądając na pole „suma”, robił coraz większe oczy ze zdumienia. Stwierdził, że wydawało mu się, że „tego wszystkiego” jest mniej. Tak to już jest, wydaje się, że jest mało kosztów i wydaje się więcej niż powinno!

Nie ma małych oszczędności, są tylko oszczędności. Te słowa zawierają mądrość przedsiębiorczych ludzi, ponieważ w niepozornych kosztach można znaleźć spore oszczędności. Aby poprawić zysk netto można zwiększyć przychody lub obniżyć koszty. Na podstawie własnych doświadczeń oraz współpracy z franczyzobiorcami, stworzyłem listę kosztów, które są generowane podczas prowadzenia placówki partnerskiej.

  1. Opłaty na rzecz franczyzodawcy z tytułu rozpoczęcia współpracy, know – how, serwisu IT, marketingu. Pamiętajmy, że franczyzodawca jest partnerem biznesowym i opłaty wstępne czy stałe można negocjować.
  2. Czynsz za placówkę. Wysokość jest ściśle skorelowana z aktualną koniunkturą na rynku. W obecnych czasach jest wiele lokali użytkowych do wynajęcia. Jeśli koszt z tytułu najmu będzie znacząco wpływał na brak osiągnięcia progu rentowności, powinieneś zweryfikować ilu klientów pozyskujesz „z ulicy”. Jeśli będziesz prowadzić placówkę od kilku lat i dzięki tej lokalizacji - za którą płacisz bagatela kilka tysięcy złotych - zyskujesz w miesiącu jednego nowego klienta, warto przemyśleć zmianę adresu o jedną przecznicę dalej za mniejsze pieniądze. Uprzednio zaplanowana akcja informacyjna wśród dotychczasowych klientów nie spowoduje ich utraty. Aby dowiedzieć się, która forma pozyskania klienta jest najskuteczniejsza, Twoi pracownicy muszą obligatoryjnie każdego nowego konsumenta pytać, skąd dowiedział się o ofercie. Wówczas ocenisz efektywność marketingu i zyskasz niepowtarzalnie cenną informację.
  3. Prąd i energia. Na rynku nie ma już monopolu, mniej znane firmy oferują bardziej konkurencyjne ceny.
  4. Pracownicy. Oczywiście personel to kapitał i zasoby, lecz z punktu widzenia ekonomii to koszt. Najdobitniej tę pozycję opisuje Nick Hanauer, cytując: „każdy, kto prowadził biznes, wie, że zatrudnianie nowych ludzi jest dla kapitalistów ostatecznością”. Dlatego też, należy skoncentrować się na skutecznym zarządzaniu i wykorzystaniu potencjału, aniżeli dublowaniu nieefektywnych zasobów. Jestem zwolennikiem niższej podstawy i wynagradzaniu za efekt oraz partycypacji w zyskach.
  5. Księgowość. Niektórzy przedsiębiorcy osobiście prowadzą księgi finansowe, w większych firmach właściciele zatrudniają księgową, lecz zdecydowana większość franczyzobiorców decyduje się na outsourcing tej usługi i współpracuje z biurem księgowym. Na rynku istnieją zasadniczo dwie formy płatności, w cyklach miesięcznych: zryczałtowana lub za ilość dokumentów. W zależności od liczby faktur warto zastanowić się nad optymalną formą. Osobiście podpisuje się pod słowami Forda, że jeśli ktoś potrafi zrobić coś lepiej, to zleć mu to. Zbyt wiele kosztują ewentualne błędy popełnione w dokumentach finansowych, a czas poświęcony na aktualizację wiedzy jest niewspółmierny do kosztu ponoszonego na rzecz profesjonalnego biura księgowego.
  6. ZUS/US. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą powyżej dwóch lat jest zobowiązana do opłacania pełnego ZUS. Jedyny sposób na niższe składki to zatrudnienie się na pełny etat, na minimum „najniższą krajową” w innej firmie. Wówczas płacimy jedynie składki zdrowotne. Znam takich ludzi, ale ciężko mówić o nich w kategoriach profesjonalistów, ponieważ nie wierzę w pogodzenie obu obowiązków, a jeszcze nikt w dłuższej perspektywie nie wygrał, łapiąc przysłowiowe pięć srok za ogon. Sytuacja kształtuje się w innym świetle, gdy prowadzimy dodatkowo spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i jesteśmy w niej zatrudnieni na pełny etat. Wówczas koszt wynagrodzenia wlicza się już do kosztów spółki i w ogólnym rozrachunku obniżamy podatki. Kontynuując wątek z podatkami to zasada jest jedna: robisz koszty i obniżasz podatki. W przypadku zakupienia samochodu warto pamiętać o prawie do odliczenia podatku VAT. Większość przedsiębiorców działających we franczyzie bankowej nie jest VAT-owcami, ze względu na pośrednictwo finansowe. W świetle ustawy o podatku dochodowym od samochodów wpisanych jako środek trwały, przysługuje odliczenie z tytułu: kosztów paliwa, napraw i zakupu części, parkingu, przejazdów przez płatne autostrady, ubezpieczenia. De facto wszystkie wymienione pozycje w niniejszym rozdziale pozwalają obniżać podatek. Można również wspomnieć o kosztach wstępnych podczas inwestycji wraz z adaptacją lokalu.
  7. Artykuły biurowe typu papier, koszulki, teczki, tonery. Pytanie jak często będziesz jeździć po artykuły i w przypadku kilku placówek, kto je będzie dostarczać? Jeśli robią to pracownicy, to prawdopodobnie będą zakupywać papier i inne produkty w najbliższym sklepie w centrum po wyższych cenach. Jeśli chcesz robić zakupy w hurtowni i sam zaopatrywać swoje placówki, pamiętaj, że będziesz ponosić koszty w postaci benzyny i czasu. Na rynku istnieją firmy, które zajmują się outsourcingiem tego typu usług.
  8. Telefonia stacjonarna, komórkowa oraz internet. Zasada jest jedna, im krótszy czas umowy tym lepiej. Pamiętaj, że w przypadku zamknięcia placówki, długoterminowe umowy, kary za skrócenie okresu wypowiedzenia i aktywne kontrakty „dobiją” Cie z podwójnym impetem. Firma już zakończyła sprzedaż, a na wyhamowanie kosztów firmy trzeba jeszcze poczekać. Ponadto, długoterminowe umowy nie są dobre, ponieważ tendencja w usługach jest ku obniżaniu abonamentów ze względu na konkurencję i krwawą walkę o klienta, kosztem marży.
  9. Ochrona, monitoring, konwój. Dla zobrazowania tego obszaru kosztów, mój znajomy z pewną firmą ochroniarską „wynegocjował” umowę za 99 złotych. W tej samej firmie wywalczyłem tą samą usługę za 30 złotych oraz przez pierwsze 6 miesięcy za złotówkę! Kwestia negocjacji i znajomości rynku. Od pracowników oczekujemy negocjacji i sprzedaży kalorycznych produktów, a sami przepłacamy. Warto przeanalizować rynek.
  10. Usługi pocztowe, kurierskie. Dobrym rozwiązaniem jest usługa dostępna na poczcie polskiej, która umożliwia bezgotówkowe korzystanie z wysyłki. Należy podpisać umowę centralną z doradcą biznesowym, doskonale sprawdza się w przypadku kilku placówek. Wówczas każdy pracownik dokonuje wysyłki poczty na podstawie identyfikatora i książki rejestru. Wiele zyskujemy: po pierwsze nie ma obrotu gotówki wśród pracowników i po drugie, mamy jedną zbiorczą fakturę. Dzięki czemu monitorujemy koszty, bo nie wierzę, że każdy franczyzobiorca zlicza 40 faktur w ciągu miesiąca. Po trzecie, jeśli mamy księgową, która rozlicza nas za ilość faktur, to redukujemy znacząco ilość dokumentów księgowych.
  11. Prowadzenie rachunku bankowego. Zgodnie z maksymą: szewc bez butów chodzi. Polecam artykuł: „Konto za 0zł – prawda czy fałsz?”, opublikowany w serwisie FranczyzaBanku.pl
  12. Koszty eksploatacyjne samochodu. Warto pomyśleć nad instalacją gazową w samochodach służbowych, która przy obecnych cenach zwraca się bardzo szybko. Ponadto, na rynku dostępne są karty flotowe, które ułatwiają podgląd kosztów i otrzymujemy, jak w przypadku usług pocztowych, jedną fakturę.
  13. Koszty marketingowetypu wizytówki, ulotki, foldery. Zazwyczaj z tego rodzaju kosztów rezygnuje się w pierwszej kolejności. Z marketingiem jest tak, że połowa budżetu jest dobrze spożytkowana, tylko nikt nie wie, która to połowa. Przede wszystkim trzeba zastanowić się do jakiego klienta chcę się trafić, a później, gdzie on przebywa i jakie narzędzia będą najbardziej skuteczne. Ten temat szerzej poruszyłem w artykule: „Segmentacja, czyli poznaj zastosowanie produktów i stwórz klienta, zanim zaczniesz sprzedawać"?”, opublikowany w serwisie FranczyzaBanku.pl.
  14. Czas to też koszt. Aby zaoszczędzić w tym obszarze, stworzyłem właśnie serwis FranczyzaBanku.pl.

Powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich pozycji, służy jako punkt wyjścia. Należy stworzyć tabelę, podzielić ją na koszty stałe oraz zmienne, wpisać kwoty z dokładnością co do grosza. W przypadku kosztów zmiennych, typu usługi pocztowe, artykuły biurowe, należy uśrednić i przyjąć określony budżet. Na podstawie sumy kosztów jesteś w stanie określić próg rentowności biznesu. Ponadto zweryfikuj każdą usługę w oparciu o realia rynkowe i sprawdź czy można wynegocjować lepsze warunki i obniżyć cenę. Najwięcej płacimy za przyzwyczajenie. Mam już umowę z firmą „XYZ” od kilku lat i tak jest dobrze, oczywiście dobrze dla Twojego kontrahenta! Paradoksalnie nowi klienci mają lepsze oferty, aniżeli stali. Nie dba się o lojalność klientów, a wciąż koncentruje się na pozyskaniu nowych. Korzystajmy z tego prawidła i podpisujmy atrakcyjne kontrakty.

Jak mawiał Andrew Carnegie: "Pilnuj kosztów, zyski zatroszczą się same o siebie". W tym obszarze jest wiele do zyskania. Przeprowadzając audyt kosztów w kilkuosobowych firmach, posiadających raptem dwie placówki, udało się zredukować miesięczne koszty o blisko trzy tysiące złotych przy zachowaniu tej samej ilości pracowników. W skali roku to 36000 złotych! Nie można przejść obojętnie obok takich kwot.

  • Własny biznes

Oferty współpracy: franczyza / pośrednictwo

Chcesz założyć firmę i szukasz pomysłu?
Odwiedź nowy portal dla ludzi przedsiębiorczych WlasnyBiznes.PL >>

.