Wiele osób zadaje sobie pytanie: „I jak ja mam to wszystko ogarnąć?” Tak, doba liczy 24 godziny, spać trzeba, a i trochę życia prywatnego by się przydało… Tylko jak to zrobić, kiedy stos faktur piętrzy się na biurku, plan budżetowy czeka na dokończenie, za drzwiami czeka klient, który „chce rozmawiać tylko z kierownikiem”, reklama na przyszyły kwartał niezałatwiona, ogłoszenie o rekrutacji nawet niezredagowane (a wakat czeka), a do tego, co i rusz wpada doradca z jakimś doraźnym problemem… Kiedy to wszystko zrobić? Jak?
No właśnie… jak to zrobić, by zrealizowane były nie tylko zadania i cele bieżące, ale też te długoterminowe. Powodzenie w realizacji powyższego w dużej mierze zależy od umiejętności planowania zadań w czasie i efektywnego zarządzania działaniami z wykorzystaniem zasobów, którymi dysponuje menedżer.
Proponuję zwrócić uwagę na kilka, znanych skądinąd, zasad.
- Zasada Pareto. 20% czasu pracy, daje 80% efektów- jeśli w tych 20% znajdą się najważniejsze zadania, to po wykonaniu ich okaże się, że przyniosły 80% realizacji priorytetowych celów!
- Prawo Parkinsona. „Im mamy więcej czasu na wykonanie zadania, tym więcej czasu nam one zabiera”. Praca niejako „rozciąga się” w czasie, a jej stopień trudności i złożoność- „rozrastają się” w nim. Prawo Parkinsona obserwujemy w wielu obszarach życia zawodowego i pozazawodowego- kto pamięta jak to było z sesją na studiach? Im więcej czasu, tym później zabieraliśmy się do pracy... Warto mieć te regułę na uwadze przy planowaniu realizacji zadań.
- Matryca Eisenhowera. To prosta macierz, dzieląca zadania według kryterium priorytetowości. Dzieli zadania na:
- ważne i pilne (tzw. „pożary”)
- ważne, ale mniej pilne (zadania wymagające ustalenia terminu lub częściowego delegowania)
- pilne, ale mniej ważne (delegujemy)
- mniej pilne i mniej ważne (delegujemy lub ignorujemy)
Eisenhower bardzo trafnie graduje zadania pod katem konieczności i czasu ich wykonywania. Uświadamia, że nie wszystko, co menedżerowi wydaje się bardzo ważne i pilne- takim być musi… Zgodnie z matrycą Eisenhowera, warto zastanowić się, co faktycznie musimy zrobić „tu i teraz”, co możemy odłożyć, a co warto delegować innemu pracownikowi.
-
Efektywne planowanie. Trzy żelazne zasady: zawsze planujemy rezerwę czasową, nie odkładamy rzeczy trudnych na później oraz weryfikujemy zadania pod kątem możliwości oddelegowania.
- Złodzieje czasu. Warto pomyśleć, co lub/i kto codziennie zabiera nam czas. Każdy musi sobie sam odpowiedzieć na to pytanie-najbardziej transparentni „złodzieje” to: nawyki, rozmowy prywatne ze współpracownikami, internet, komunikatory, nieoczekiwani goście oraz tzw. „wrzutki” od przełożonych i innych.
Warto zastanowić się nad powyższymi tematami pod kątem weryfikacji dotychczasowego trybu i stylu funkcjonowania w rzeczywistości zawodowej. Wszak „ Jeśli będziesz robił tak, jak dotychczas, to efekty będą takie, jak dotychczas” – jednym słowem- jeżeli widzimy, że czasu ciągle brak, a pracy coraz więcej, może należy jednak coś zmienić.
Oczywiście teoria to jedno; życie dyktuje różne scenariusze, a w zmieniającej się rzeczywistości biznesowej, nieodzowną cechą menedżera jest elastyczność. Z drugiej strony, gorąco rekomenduję odnieść się do pewnych stałych, tak, by mieć „punkt wyjścia”. W przeciwnym razie, grozi menedżerowi pewien chaos, który nie jest dobrym kompanem w tworzeniu dobrego biznesu.