Poranek w pracy rozpoczynasz od sprawdzenia poczty. Widzisz kilkanaście nowych wiadomości. W większości są to prośby o przesłanie jakichś dokumentów, plików, często danych sprzed kilku miesięcy. Zaczynają się poszukiwania. „Gdzie ja to zapisałam?, Gdzie to odłożyłam?” Twoi współpracownicy, klienci, partnerzy biznesowi oczekują szybkiej reakcji, a Ty wpadasz w nerwowy tryb poszukiwań. Dzwoni telefon… potrzebujesz zapisać ważną wiadomość, którą podaje Ci Twój rozmówca. Łapiesz za długopis z dostępnego przybornika na biurku. Niestety nie pisze. Sięgasz po kolejny, również nie pisze… Trzecia próba, uff … ten działa.
Jak często zdarza się Wam szukać w ciągu dnia jakiś dokumentów, plików na komputerze, narzędzi pracy czy innych przedmiotów??? Jak często w swoim otoczeniu pracy znajdujecie przedmioty, które nie działają sprawnie? Niech każdy z Was odpowie sobie na te pytania…
Metoda 5s wywodząca się z filozofii KAIZEN jest skuteczną receptą na chaos, który w pośpiechu codziennego dnia wkrada się w organizację miejsca pracy. KAIZEN to metoda ciągłego doskonalenia, oparta na małych krokach. Dzięki systematycznemu działaniu w celu eliminacji wszelkiego marnotrawstwa, osiąga się wzrost organizacji. Metoda 5s to jeden ze sposobów na optymalizację pracy, a tym samym poprawę swojej efektywności. Metoda składa się z pięciu kroków, które mają na celu zmienić i usprawnić środowisko pracy.
-
1S (japońskie Seiri) – selekcja – eliminacja zbędnych materiałów. Najlepiej obrazuje to stwierdzenie: „jeżeli masz wątpliwości, usuń to”
-
2S (japońskie Seiton) – systematyka – ułożenie pozostałych potrzebnych przedmiotów w sposób umożliwiający łatwy dostęp do nich. Stwierdzenie, które oddaje znaczenie tego kroku to „jest miejsce na wszystko i wszystko jest na swoim miejscu”
-
3S (japońskie Seiso) – sprzątanie, czyszczenie i usuwanie niepotrzebnych rzeczy oraz utrzymanie sprzętu w gotowości do pracy.
-
4S (japońskie Seketsu) – standaryzacja – stałe miejsce dla rzeczy, stałe zasady organizacji i przechowywania. To co trafnie określa ten krok, to „jeśli nie widzisz, nie wiesz, a jeśli nie wiesz, nie możesz kontrolować”
-
5S (japońskie Shitsuke) – samodyscyplina – automatyczna realizacja ustalonych wcześniej zasad. Istotę tego kroku najlepiej określa stwierdzenie „utrzymuj to, co osiągnąłeś i nie szukaj winnych”
W przełożeniu na „język działania” pierwszym etapem jest uświadomienie sobie jak bardzo potrzebujesz uporządkowania swojego miejsca pracy, aby móc funkcjonować efektywniej, bez ponoszenia kosztów nerwowego poszukiwania rzeczy i danych, które w danym momencie są Ci potrzebne. Podjęcie decyzji o wdrożeniu metody 5s i wewnętrzne przekonanie o korzyściach jakie zyskasz po jej wdrożeniu, to już połowa sukcesu. Potem wystarczy postępować zgodnie z drogowskazem metody. Zaczynasz od wytyczenia miejsc, w których zaczniesz wprowadzanie metody. Możesz w tym celu określić sobie kolejne priorytety, np.: uporządkowanie swojego biurka lub plików w komputerze. Później, jak nabierzesz apetytu i dostrzeżesz empirycznie korzyści, kolejne obszary do wdrożenia metody będą przychodzić w sposób naturalny.
Zacznij od eliminacji rzeczy niepotrzebnych kierując się zasadą „jeśli masz wątpliwości, usuń to”. Następnie znajdź odpowiednie miejsce dla przedmiotów, które pozostały po selekcji. Weź przy tym pod uwagę częstotliwość ich użytkowania. Na przykład rzeczy często używane najlepiej przechowywać na stanowisku pracy tak, aby były łatwo dostępne. Przedmioty wykorzystywane „od czasu do czasu” mogą być położone nieco dalej. Natomiast te, które przydają się rzadko, mogą być przechowywane np. w jakimś magazynku. Krok kolejny to „sprzątanie”, ale nie chodzi tu tylko o usunięcie rzeczy po dokonanej selekcji i wyczyszczenie miejsca pracy. Również o zwrócenie uwagi na bezpieczne ułożenie przestrzeni poprzez usunięcie wszelkich nieprawidłowości i zagrożeń np.: plączących się kabli, przewodów sprzętu biurowego, które można ułożyć w bezpieczny sposób. Następnym krokiem jest „standaryzacja”, czyli oznaczenie i ustalenie ram dla wcześniej określonego porządku. Przydatne tutaj są wszelkiego rodzaju etykiety w otoczeniu pracy. Są one drogowskazem dla pracowników, gdzie dany przedmiot powinien być odłożony, tak, aby wszystko miało swoje standardowe miejsce. Dzięki temu zawsze mamy pewność, gdzie dana rzecz czy dokument jest odłożony. Nie musimy tracić czasu na znane nam telefony do koleżanki, kolegi z pracy z pytaniem: „Gdzie znajdę dokumentację X?”. Krok ostatni to „samodyscyplina”, czyli dbanie o ustalony standard i ciągłe doskonalenie.
Systematyczna realizacja kolejnych kroków gwarantuje optymalizację w zakresie organizacji swojej przestrzeni pracy. Często jednak przestrzeń w jakiej funkcjonujemy zawodowo, dzielimy z innymi ludźmi. Jak więc ich zachęcić do bycia na 5s? Najlepiej jest zaangażować wszystkich współpracowników w działanie, planowanie oraz ustalanie standardów, pokazując przy tym korzyści z wprowadzenia metody. Jednak aby to się udało, pierwszym krokiem jest zyskanie pełnej akceptacji przez kierownictwo. Przykład idzie z góry i to głównie postawa kierownictwa wpierająca ideę 5s jest kluczowa. Wspierająca nie tylko deklaratywnie, ale poprzez działanie. Wymierne oszczędności, jakie po zastosowaniu tej metody są faktem, na pewno będą pomocne w przekonaniu osób zarządzających, że warto być na 5S.